自己管理はアプリで無料で!ExcelやToDoにマインドマップも活用!

公開日: 

124-03
新年・新学期など、節目節目で自分の生活を振り返ってみることは大切です。

そして、立てた目標や理想の生活を実現するためには、何よりも日々の自己管理が必要です。

そこで、自己管理ができる無料アプリや、Excel・マインドマップなどを使った自己管理についてお話します。

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自己管理はアプリで無料で!

会社へ行って仕事をしている時は、ある程度決まったリズムで生活できていました。

ところが、フリーになって自宅で仕事をするようになってからは、生活リズムは崩れっぱなし。

しっかり時間管理をしなければ、と思っているところです。

●Google Playで無料アプリを探してみた

Android用アプリを、まずは「自己管理」で検索してみました。

血圧、血糖値、カロリーなど、健康管理のアプリばかり出てきました。ちょっと驚きました。

もちろん、健康管理も自己管理の大きな要素の一つなので、これらのアプリで管理するのは大切ですが、今回はスケジュール・時間管理が目的なので、省略します。

1つ見つけたので、ダウンロードしてみましたが。。。あれ、うまく動きませんでした。

そこで「スケジュール管理」で検索してみました。(「時間管理」で検索した方が良かったかな?)

あ、いろいろ出てきますね。

Lifebear」というのをダウンロードして試してみます。

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適当にスケジュールを入れてみました。

これは週単位の表示ですが、予定の時間は5分ごとに設定できるようになっています。

このように、一週間の予定または行動を見ることで、予定を調整したり、自分の行動の傾向を知ることができて良いですね。

ちなみに、予定の色分けは、画面下の右から2番めにあるMy Calendarから設定できます。

他にもいろいろなアプリがあるので、自分の気に入ったアプリを試してみてください。

●App Storeで無料アプリを探してみた

iPhone用アプリも、まずは「自己管理」で検索してみました。

やはり健康管理アプリが多いですね。

その中に「MyStats」というアプリがあったので、ダウンロードしてみました。

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このアプリは、予定を書き込むのではなく、自分の行動を記録しておくものです。

上の右側の円グラフのように、自分の使った時間を分析することができます。

その他、例えば毎日体重を測って記録し、折れ線グラフで記録を表示するというような使い方もできます。

私としては、行動の記録をして、その後分析に使えるこういうアプリの方が自分の目的には向いています。

ただ、スケジュールを予約して管理するためのアプリを希望している人は、「スケジュール管理」で検索していただければと思います。

Android版アプリでご紹介した「Lifebear」などもありますね。スケジュール管理アプリはわりと多いようです。

自己管理はExcelでやってます。。。

実は私は、スケジュール管理はパソコンのExcelでやっています。

やっていることは、先ほどのアプリの週単位表示と全く同じで、私は15分単位で行動をExcelに記録しています。

先ほどご紹介したMyStatsのように、行動の種類ごとに時間を計算してグラフ化できるようにしておくとさらに良いのでしょうが、面倒なのでそこまではしていません。

MyStatsのような分析機能があれば、行動の傾向を定量的に分析できると思いますが、特に分析機能はなくても、一週間の行動がひと目で見られるようになっていれば、自分の生活のリズムを把握することはできます。

私の場合はほとんど家の中にいるので、パソコンのExcelで管理ができますが、いつも仕事で外に出ることが多い人は、スマホアプリを使用すると良いと思います。

「スマホアプリ スプレッドシート」などで検索すれば、いろいろなタイプのスプレッドシートアプリ(Excelのような表計算アプリ)が見つかります。特にデータの連携が必要でなければ、気に入ったアプリを使えば良いと思います。


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ToDo管理にマインドマップを活用!

上記のように、私の場合はExcelで行動記録を付けていますが、付けっ放しなので、生活がまったく改善されていません。

そこで、生産管理や品質管理で使われるPDCAサイクルを持ちだしてみましょう。

PDCAサイクルとは、

Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善)

の4つの段階を繰り返すことにより、事業を継続的に改善するというものです。

私の自己管理に当てはめてみると。。。私の場合、Do(実行)とCheck(評価)しかありません。

頭の中で「やらなくちゃなぁ」と思ったことをDo(実行)し、Excelシートの記録を見て「ダメだなぁ」とCheck(評価)しているだけでした。

そこで、Plan(計画)とAct(改善)のフェーズを取り入れる必要があります。

●ToDo管理にマインドマップを活用

日々の行動レベルだと、Plan(計画)の部分は、ToDoリストの作成になるでしょう。

ToDoリストは紙にその日やるべきことをリストアップするのでも良いですが、パソコンソフトやスマホアプリを使えば、リスト内の項目の順序を簡単に入れ替えられるので便利です。

これは、正直、Windowsなら「メモ帳」でもOKです。

ただ、マインドマップを使うと、例えば次の例のように、今日やるべきこと(ToDo)のほかに、時間があったらやることや、実行済みのことなど、いくつかのカテゴリーに分けて管理できるので、管理しやすいです。

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このとき注意することは、

  • ToDoの部分にはなるべく細かく行動を書き込む
  • 仕事以外にも、食事や歯磨きなど、細ければ細かいほど、綿密に管理ができます。また、だいたいの推定所要時間も書いておくと良いかもしれません。

  • ToDoはゆとりを持って設定する
  • これは個人により考えが異なると思いますが、ToDoには最低限やらなければならないことをリストアップして、あまり書き込み過ぎないことです。あまりToDoに多くのことを書き込みすぎると、できなくなって破綻します。
    もし、調子のいいときは作業を進めたいというのであれば、例のように「時間ができたらやる」などのカテゴリーを作って、そこに追加作業をリストアップしておきます。

実行済みのToDo項目は、消していってもいいですし、例のように「実行済み」のカテゴリーを作っておいて、その中に放り込む(移動する)のでもいいです。

そうやって、一日一日ToDoをこなしていきながら、一日の終りにマインドマップを見返してみて、Check(評価)・Act(改善)を行う時間をとります。翌日のToDoを書き込んだら一日が終了ですね。

●生活リズムや時間管理をするには?

ただし、上記のやり方だと、「作業ははかどるようになるかもしれないけど、生活のリズムは変えられないんじゃない?」と思うかもしれません。

確かに、「いつからいつまでに」何をやるという時間設定をしていないので、これだけだと、時間の管理ができません。

【起床】

何と言っても、一日の始まりをしっかり設定して、その時間に起きて行動を始めないと、一日は始まらないので、ToDoリストの冒頭には、翌日の起床時間を書いて入れておきます。(例:「今日やること」→ 6:00に起床する。)

その時間に起きられるかどうかは。。。こちらの記事を参考にしてください。
  ↓
目覚まし時計で寝起きスッキリ?光で?レム睡眠??
快眠アプリのおすすめ!SleepCycleの仕組みと使い方

【大まかな時間分け】

ToDoリストを、例えば午前、午後、夜などに分けるという方法もあります。

例えば「午前のToDo」には「作業1」と「作業2」を入れ、「午後のToDo」には「作業3」「作業4」「作業5」を入れ、「夜のToDo」は予備に空けておくなど、時間を大まかなブロックに分けて、その中にToDo項目を割り振るのです。

ただし、「スケジュールは正確な時間で設定して行動するのがいい」という人は、最初にお話したアプリなどでスケジュール設定をする方法の方が合っているかもしれません。

【就寝】

一日のリズムは、夜寝るところで締めくくられます。就寝時刻が定まらないと、起床時刻または睡眠時間が定まりません。

就寝時間を一定に保つためには、ToDoを書き込む(Planを立てる)ときに、行動にかかる時間を適切に見積もることです。

●マインドマップのソフトなど

パソコン用のソフトだと、XMindやFreeMindなどが有名です。私もこれらを使っています。

スマホで使いたいならば、Webアプリのマインドマップがあるので、「マインドマップ Web」などで検索してみてください。

Webアプリならば、スマホのブラウザから使うことができます。

まとめ

う~む。いくらツールがあっても、それを使うか使わないかはその人にかかっていますね。私も課題が見えました。「Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善)」のサイクルをしっかり回して、生活リズムの改善を図ることにします。

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